Traveloka thanh toán cho khách sạn như thế nào?

Một trong những câu hỏi mà nhiều chủ khách sạn quan tâm là: "Khách đã lưu trú xong, khi nào khách sạn mới nhận được tiền từ Traveloka?"

Quy trình tưởng chừng đơn giản là khách đăt phòng lưu trú xong thì khách sạn sẽ nhận được tiền. Nhưng thực tế, việc thanh toán còn phụ thuộc vào hình thức thu tiền, thời gian đối soát và quy trình chuyển khoản của OTA. Vì vậy, không ít khách sạn gặp tình trạng doanh thu đã ghi nhận nhưng tiền chưa về, khó đối soát hoặc chưa rõ trạng thái thanh toán.

Để hiểu nguyên nhân, trước tiên cần biết Traveloka đang thanh toán cho khách sạn theo những hình thức nào? Thời gian bao lâi tì khách sạn được nhận tiền? Hãy cùng với Blue Jay PMS tìm hiểu ngày trong bài viết dưới đây nhé!

Các hình thức Traveloka thanh toán cho khách sạn

1. Traveloka Collect (OTA Collect)

Đây là hình thức khách thanh toán trực tiếp cho Traveloka ngay khi đặt phòng.

Quy trình diễn ra như sau:

Khách đặt phòng trên Traveloka
Khách thanh toán trực tuyến
Traveloka ghi nhận giao dịch
Khách sạn nhận booking
Traveloka thanh toán lại cho khách sạn

Trong mô hình này, Traveloka đóng vai trò thu tiền từ khách trước.

Sau khi khách hoàn thành lưu trú, Traveloka sẽ thực hiện thanh toán cho khách sạn thông qua các phương thức được quy định trong chương trình hợp tác.

Tại nhiều thị trường, OTA thường sử dụng Virtual Credit Card (VCC) hoặc Virtual Card Number (VCN) để chuyển khoản thanh toán cho khách sạn. Traveloka cũng đã công bố việc sử dụng hình thức thanh toán bằng virtual card cho đối tác khách sạn trong một số chương trình thanh toán dành cho đối tác lưu trú.

Ưu điểm:

Khách thanh toán trước.
Tăng tỷ lệ cam kết đặt phòng.
Giảm rủi ro khách hủy phút chót.

Hạn chế

Khách sạn không nhận tiền ngay khi khách đặt.
Cần theo dõi trạng thái thanh toán của từng booking.
Phát sinh quy trình đối soát giữa OTA và ngân hàng.

2. Hotel Collect (Pay at Hotel)

Traveloka cũng hỗ trợ hình thức khách thanh toán trực tiếp tại khách sạn. Điều này được Traveloka công khai trong trung tâm trợ giúp dành cho khách hàng.

Quy trình:

Khách đặt phòng
Traveloka gửi booking về khách sạn
Khách check-in
Khách thanh toán trực tiếp cho khách sạn
Khách sạn thanh toán hoa hồng OTA theo thỏa thuận

Ở mô hình này, dòng tiền đi thẳng từ khách tới khách sạn. Nghe có vẻ đơn giản hơn nhưng lại phát sinh bài toán khác:

Làm sao theo dõi chính xác số hoa hồng phải trả cho OTA?
Làm sao biết booking nào đã thanh toán, booking nào chưa?
Làm sao đối chiếu doanh thu OTA với doanh thu thực thu?

Các hình thức Traveloka thanh toán cho khách sạn

Những khó khăn khách sạn thường gặp trong quá trình nhận thanh toán từ Traveloka

Việc thanh toán qua OTA như Traveloka không chỉ đơn giản là khách đặt phòng và khách sạn nhận tiền. Để đảm bảo giao dịch chính xác giữa khách hàng, OTA và khách sạn, khoản thanh toán thường trải qua nhiều bước như xác nhận lưu trú, đối soát dữ liệu và giải ngân.

Đây là quy trình vận hành chung của hầu hết các OTA trên thị trường. Tuy nhiên, chính sự khác biệt này cũng khiến nhiều khách sạn gặp không ít khó khăn trong quá trình theo dõi dòng tiền.

Vấn đề 1: Không nhìn thấy toàn bộ hành trình của dòng tiền

Với khách đặt trực tiếp, quy trình khá đơn giản: khách thanh toán và tiền được chuyển thẳng vào tài khoản khách sạn.

Trong khi đó, với OTA, dòng tiền sẽ đi qua nhiều giai đoạn xử lý trước khi được chuyển đến khách sạn. Vì vậy, giữa thời điểm khách hoàn tất thanh toán và thời điểm tiền thực sự về tài khoản có thể tồn tại một khoảng thời gian nhất định.

Ở giai đoạn này, khách sạn thường nhìn thấy booking đã xác nhận hoặc khách đã check-out, nhưng lại khó biết chính xác khoản tiền đang ở trạng thái nào: đang chờ xác nhận lưu trú, đang đối soát hay đã được giải ngân.

Nếu không có công cụ theo dõi tập trung, kế toán thường phải kiểm tra từng booking trên extranet hoặc đối chiếu với sao kê ngân hàng để xác định trạng thái thanh toán.

Vấn đề 2: Đối soát doanh thu rất mất thời gian

Mỗi tháng, khách sạn phải làm việc với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau như:

PMS
Extranet của OTA
Email xác nhận đặt phòng
Sao kê ngân hàng
Báo cáo kế toán

Ở quy mô vài chục booking mỗi tháng, việc đối chiếu vẫn tương đối đơn giản. Nhưng khi số lượng booking tăng lên hàng trăm hoặc hàng nghìn, việc kiểm tra thủ công từng giao dịch sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian.

Điều mà nhiều chủ khách sạn quan tâm không chỉ là doanh thu tăng bao nhiêu, mà còn là doanh thu nào đã thực sự được thanh toán và doanh thu nào vẫn đang trong quá trình xử lý.

Vấn đề 3: Sai sót trong xử lý thanh toán OTA

Khi phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống, việc xảy ra sai sót là điều khó tránh khỏi.

Một số tình huống thường gặp gồm:

Bỏ sót booking cần đối soát.
Chưa phát hiện kịp các khoản thanh toán còn đang chờ xử lý.
Nhầm lẫn giữa doanh thu trước khi trừ hoa hồng và số tiền thực nhận.
Mất nhiều thời gian để truy vết khi cần kiểm tra lại một giao dịch.

Những vấn đề này không xuất phát từ riêng OTA hay PMS, mà chủ yếu đến từ việc dữ liệu đang nằm rải rác ở nhiều hệ thống khác nhau và vẫn phải tổng hợp thủ công.

Vấn đề 4: Đội ngũ kế toán dành nhiều thời gian cho công việc lặp lại

Một khách sạn có thể đồng thời bán phòng trên nhiều kênh như Traveloka, Booking.com, Agoda, Expedia và website riêng.

Mỗi kênh lại có quy định về thanh toán, lịch chuyển tiền và cách thể hiện báo cáo khác nhau.

Vì vậy, mỗi ngày bộ phận kế toán thường phải thực hiện nhiều công việc như:

Kiểm tra booking mới.
Theo dõi các khoản thanh toán.
Đối chiếu công nợ.
Kiểm tra hoa hồng.
Cập nhật doanh thu thực nhận.

Phần lớn thời gian được dành cho việc tổng hợp và kiểm tra dữ liệu, thay vì phân tích dòng tiền hay lập kế hoạch tài chính. Khi quy mô kinh doanh mở rộng, nhu cầu tự động hóa quy trình đối soát và theo dõi thanh toán cũng trở nên quan trọng hơn.

Những khó khăn này có thể giảm đáng kể nếu quy trình được chuẩn hóa

Phần lớn những thách thức trong việc nhận thanh toán từ OTA không xuất phát từ sai sót của một bên cụ thể, mà đến từ việc dữ liệu đang phân tán trên nhiều hệ thống và phải được đối soát qua nhiều bước trước khi hoàn tất.

Để giảm thời gian kiểm tra thủ công và tăng khả năng kiểm soát dòng tiền, nhiều khách sạn hiện nay lựa chọn:

Chuẩn hóa quy trình theo dõi thanh toán OTA.
Theo dõi trạng thái booking và thanh toán trên một hệ thống tập trung.
Tự động đối soát doanh thu với các khoản tiền thực nhận.
Chủ động theo dõi lịch thanh toán và các khoản điều chỉnh phát sinh.

Quan trọng nhất, người quản lý cần hiểu rõ quy trình thanh toán của từng OTA. Khi nắm được cách dòng tiền được xử lý, khách sạn sẽ dễ dàng dự báo thời điểm nhận tiền, đối soát chính xác và hạn chế những sai sót không đáng có.

Giải pháp tối ưu dòng tiền, thanh toán tập trunng

Có thể thấy, việc nhận thanh toán từ Traveloka nói riêng và OTA nói chung là một phần trong bức tranh quản lý tài chính của khách sạn. Bên cạnh các khoản thanh toán từ Traveloka hay các OTA khác, khách sạn còn phải xử lý thanh toán từ khách đặt trực tiếp, khách đoàn, khách doanh nghiệp và các dịch vụ phát sinh trong thời gian lưu trú.

Nếu mỗi nguồn thanh toán sử dụng một quy trình và một công cụ riêng, việc đối soát sẽ ngày càng phức tạp khi quy mô kinh doanh mở rộng.

Vì vậy, nhiều khách sạn hiện nay lựa chọn các giải pháp thanh toán được tích hợp ngay trên hệ thống PMS để quản lý tập trung các giao dịch, giảm thao tác thủ công và chủ động kiểm soát doanh thu.

Quản lý thanh toán hiệu quả không chỉ là biết khi nào OTA chuyển tiền, mà còn là khả năng kiểm soát toàn bộ các khoản thu của khách sạn trên một hệ thống duy nhất.

Nếu khách sạn của bạn đang gặp khó khăn trong việc theo dõi thanh toán, đối soát doanh thu hoặc xử lý giao dịch thẻ tín dụng của khách, hãy tìm hiểu Blue Jay Pay – giải pháp thanh toán tích hợp trong Blue Jay PMS, được thiết kế dành riêng cho ngành lưu trú, giúp xử lý thanh toán trực tiếp, hoàn tiền và quản lý giao dịch an toàn trên cùng một nền tảng.

OTA