Cách xây dựng bảng giá phòng theo giờ cho khách sạn

Với các khách sạn, homestay hoặc mô hình lưu trú có lượng khách thuê phòng ngắn hạn lớn, xây dựng bảng giá phòng theo giờ không đơn giản là quy định “2 giờ bao nhiêu tiền, thêm 1 giờ bao nhiêu tiền”.

Một bảng giá chưa hợp lý có thể khiến khách sạn gặp nhiều vấn đề trong quá trình vận hành. Có khách ở thêm vài giờ nhưng tổng tiền gần bằng hoặc thậm chí cao hơn giá qua đêm. Có trường hợp lễ tân phải tự tính tiền vì booking vượt qua nhiều mốc thời gian. Hoặc khách sạn bán được nhiều lượt phòng theo giờ nhưng khi nhìn lại, doanh thu trên mỗi phòng vẫn chưa thực sự tối ưu.

Vậy cách xây dựng bảng giá phòng theo giờ như thế nào để vừa dễ hiểu, dễ vận hành và phù hợp với doanh thu của khách sạn?

Dưới đây là những yếu tố quan trọng mà người vận hành nên xác định trước khi thiết lập giá.

1. Xác định khách sạn đang bán những khoảng thời gian nào

Trước khi quyết định mức giá, khách sạn cần xác định rõ các gói thời gian lưu trú mà mình muốn bán.

Thông thường, mô hình bán phòng linh hoạt có thể bao gồm:

Giá 2 hoặc 3 giờ đầu
Giá cho mỗi giờ tiếp theo
Giá thuê theo ca hoặc theo ngày
Giá qua đêm
Giá phụ thu khi khách ở quá giờ

Không phải khách sạn nào cũng cần áp dụng tất cả các loại giá trên.

Ví dụ, một khách sạn có lượng khách chủ yếu thuê nghỉ ngắn có thể chỉ cần xây dựng cấu trúc:

2 giờ đầu → giờ tiếp theo → giá qua đêm

Trong khi một homestay hoặc mô hình căn hộ lưu trú có thể chia thêm các gói theo ca sáng, chiều hoặc thuê trong ngày.

Điều quan trọng là bảng giá phải phản ánh đúng cách khách đang sử dụng phòng, thay vì tạo ra quá nhiều mức giá khiến cả nhân viên lẫn khách hàng khó theo dõi.

xây dựng bảng giá giờ cho khách sạn

2. Nên bắt đầu từ giá giờ đầu, thay vì chia nhỏ giá phòng theo đêm

Một sai lầm thường gặp khi xây dựng bảng giá phòng theo giờ là lấy giá phòng qua đêm chia cho số giờ lưu trú.

Ví dụ, phòng qua đêm có giá 600.000 đồng. Nếu chia đơn giản cho 10 giờ, mức giá tương đương là 60.000 đồng/giờ.

Theo cách tính này, khách ở 2 giờ chỉ cần trả 120.000 đồng.

Tuy nhiên, một lượt khách thuê 2 giờ vẫn tạo ra nhiều chi phí vận hành như:

Check-in và check-out
Dọn phòng
Thay đồ vải, giặt là
Kiểm tra và chuẩn bị phòng cho lượt khách tiếp theo
Thời gian nhân viên xử lý booking

Vì vậy, giá của 2 hoặc 3 giờ đầu thường nên được xem là mức doanh thu tối thiểu cho một lượt thuê ngắn, thay vì chỉ là phép chia đơn giản từ giá qua đêm.

Ví dụ, khách sạn có thể xây dựng:

2 giờ đầu: 250.000 đồng
Từ giờ thứ 3: cộng thêm theo đơn giá từng giờ

Cách thiết lập này giúp khách sạn đảm bảo mỗi lượt quay vòng phòng đều tạo ra một mức doanh thu phù hợp.

3. Thiết lập giá cho các giờ tiếp theo

Sau block thời gian đầu, khách sạn cần xác định mức giá cho mỗi giờ phát sinh.

Thông thường, giá giờ tiếp theo sẽ thấp hơn mức quy đổi trung bình của block đầu.

Ví dụ:

2 giờ đầu: 250.000 đồng
Giờ tiếp theo: 70.000 đồng/giờ

Khi đó, tổng tiền sẽ tăng dần theo thời gian khách lưu trú:

2 giờ: 250.000 đồng
3 giờ: 320.000 đồng
4 giờ: 390.000 đồng
5 giờ: 460.000 đồng

Cách tính này khá đơn giản và dễ truyền đạt cho khách hàng.

Tuy nhiên, đây chưa phải là bước cuối cùng. Sau khi thiết lập giá giờ tiếp theo, khách sạn cần kiểm tra xem tổng tiền theo giờ có đang chồng chéo với các gói giá khác hay không

4. Xác định điểm chuyển từ giá theo giờ sang giá qua đêm

Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất khi xây dựng bảng giá phòng theo giờ.

Giả sử khách sạn áp dụng:

2 giờ đầu: 250.000 đồng
Giờ tiếp theo: 70.000 đồng
Giá qua đêm: 550.000 đồng

Sau 6 giờ, khách đã phải trả:

250.000 + 70.000 × 4 = 530.000 đồng

Nếu khách ở thêm một giờ nữa, tổng tiền sẽ vượt giá qua đêm.

Lúc này, nếu khách sạn không có quy định rõ ràng, rất dễ xảy ra tình huống khách cảm thấy:

“Tôi ở ít thời gian hơn nhưng lại phải trả nhiều hơn giá qua đêm.”

Do đó, khi xây dựng bảng giá, người vận hành nên xác định trước mốc thời gian mà giá theo giờ bắt đầu tiến gần đến giá của một gói lưu trú khác.

Khi đến mốc này, khách sạn có thể:

Tự động chuyển sang mức giá phù hợp hơn
Giới hạn số giờ áp dụng giá theo giờ
Hoặc thiết kế lại đơn giá giờ tiếp theo

Việc xác định rõ điểm chuyển giá giúp bảng giá hợp lý hơn và giảm đáng kể các tình huống nhân viên phải xử lý thủ công.

5. Xây dựng giá qua đêm như một gói riêng

Giá qua đêm không nên được hiểu đơn giản là “ở nhiều giờ hơn giá theo giờ”.

Đây là một sản phẩm khác, thường được áp dụng trong một khung thời gian cụ thể.

Ví dụ:

Check-in từ 21:00
Check-out trước 11:00 ngày hôm sau

Việc quy định rõ khung giờ giúp khách sạn kiểm soát tốt hơn việc áp dụng giá.

Nếu không có quy tắc rõ ràng, khách check-in lúc 16:00 có thể mong muốn được tính giá qua đêm, trong khi phòng thực tế đã bị chiếm dụng trong phần lớn thời gian có thể bán cho khách khác.

Khi xây dựng giá qua đêm, khách sạn nên cân nhắc:

Khung giờ khách thường nhận phòng
Thời điểm phòng có thể được bán lại
Công suất phòng vào buổi tối
Giá thị trường tại khu vực
Tỷ lệ khách thuê theo giờ và thuê qua đêm

6. Đừng để bảng giá phòng theo giờ quá phức tạp

Một bảng giá có quá nhiều mốc thời gian có thể khiến việc vận hành trở nên khó khăn.

Ví dụ:

1 giờ đầu
2 giờ
3 giờ
4 giờ
5 giờ
6 giờ
8 giờ
10 giờ
Giá ngày
Giá đêm

Nếu không thực sự cần thiết, quá nhiều mức giá sẽ khiến:

Lễ tân khó nhớ chính sách
Dễ tính sai tiền
Khách hàng khó hiểu
Việc cấu hình trên phần mềm trở nên phức tạp

Với nhiều khách sạn bán phòng theo giờ, một cấu trúc đơn giản thường dễ vận hành hơn:

Giá giờ đầu + giá giờ tiếp theo + giá qua đêm

Sau một thời gian vận hành, khách sạn có thể dựa trên dữ liệu thực tế để bổ sung thêm các gói giá nếu cần.

7. Xây dựng chính sách phụ thu quá giờ rõ ràng

Khách ở quá giờ là tình huống xảy ra thường xuyên với mô hình bán phòng ngắn hạn.

Nếu không có chính sách rõ ràng, lễ tân thường phải tự quyết định từng trường hợp:

Khách ở quá 10 phút có tính tiền không?
Quá 30 phút tính nửa giờ hay một giờ?
Nếu khách ở quá lâu thì tiếp tục cộng giờ hay chuyển sang một gói khác?

Để tránh tranh cãi, khách sạn nên quy định cụ thể cách tính.

Ví dụ:

Quá giờ dưới một khoảng thời gian nhất định: có thể miễn phí
Quá mốc quy định: tính thêm 1 giờ
Các giờ tiếp theo: tiếp tục tính theo đơn giá đã thiết lập
Nếu tổng tiền đạt ngưỡng của gói khác: áp dụng mức giá phù hợp hơn

Chính sách càng rõ ràng, nhân viên càng dễ xử lý và khách hàng cũng dễ chấp nhận hơn.

8. Không nên chỉ nhìn vào giá của khách sạn bên cạnh

Khi xây dựng bảng giá phòng theo giờ, nhiều chủ khách sạn thường bắt đầu bằng việc tham khảo:

“Khách sạn bên cạnh đang bán 2 giờ bao nhiêu tiền?”

Việc khảo sát thị trường là cần thiết. Tuy nhiên, sao chép nguyên bảng giá của một khách sạn khác chưa chắc đã phù hợp.

Bởi mỗi mô hình có:

Giá phòng khác nhau
Chi phí vận hành khác nhau
Vị trí khác nhau
Công suất phòng khác nhau
Tệp khách hàng khác nhau
Khả năng quay vòng phòng khác nhau

Thay vì sao chép mức giá, hãy tham khảo cấu trúc bảng giá của thị trường và điều chỉnh dựa trên tình hình thực tế của khách sạn

9. Hãy kiểm tra bảng giá bằng các tình huống thực tế

Sau khi thiết lập bảng giá, đừng đưa vào vận hành ngay.

Hãy thử tính tiền với các trường hợp:

Khách ở đúng 2 giờ
Khách ở 3 giờ
Khách ở 4–5 giờ
Khách ở gần bằng thời gian qua đêm
Khách check-in sát giờ áp dụng giá qua đêm
Khách ở quá giờ vài phút
Khách ở quá một giờ
Khách chuyển từ thuê theo giờ sang ở lâu hơn dự kiến

Nếu có trường hợp khách ở ít hơn nhưng phải trả nhiều hơn, hoặc nhân viên không biết nên áp dụng mức giá nào, bảng giá đó cần được điều chỉnh lại.

Mẫu cấu trúc bảng giá phòng theo giờ để tham khảo

Một cấu trúc đơn giản có thể bao gồm:

Loại giá	Cách thiết lập
Giá giờ đầu	Áp dụng cho 2–3 giờ đầu
Giá giờ tiếp theo	Tính theo từng giờ sau thời gian ban đầu
Giới hạn giá theo giờ	Xác định mốc chuyển sang gói giá khác
Giá qua đêm	Áp dụng theo khung giờ qua đêm được thiết lập
Giá theo ngày	Áp dụng cho thời gian lưu trú dài hơn
Phụ thu quá giờ	Thiết lập quy tắc tính phụ thu rõ ràng

Thay vì tìm một “mức giá chuẩn”, khách sạn nên xây dựng một logic tính giá phù hợp với mô hình của mình.

Quản lý bảng giá phòng theo giờ hiệu quả hơn với PMS

Đặc thù của khách sạn bán phòng theo giờ là số lượt check-in và check-out trong ngày thường cao hơn mô hình lưu trú thông thường.

Điều này cũng đồng nghĩa với việc nhân viên phải liên tục theo dõi:

Khách đã ở bao lâu
Khi nào bắt đầu tính giờ tiếp theo
Booking nào sắp quá giờ
Khi nào cần chuyển sang giá qua đêm
Tổng tiền cần thanh toán là bao nhiêu

Nếu xử lý thủ công, việc nhầm lẫn là khó tránh khỏi, đặc biệt trong những thời điểm khách ra vào liên tục.

Một PMS phù hợp với mô hình vận hành theo giờ có thể giúp khách sạn thiết lập sẵn các quy tắc về giá giờ đầu, giờ tiếp theo, giá qua đêm và phụ thu, từ đó hỗ trợ nhân viên tính tiền nhất quán hơn.

Kết luận:

Một bảng giá phòng theo giờ hiệu quả không phải là bảng có mức giá thấp nhất hoặc nhiều lựa chọn nhất.

Điều quan trọng là bảng giá đó phải trả lời được ba câu hỏi:

Khách ở bao lâu thì tính theo giá nào?
Khi nào giá theo giờ cần chuyển sang một gói khác?
Nhân viên có thể tính đúng tiền mà không cần xử lý thủ công hay không?

Khi trả lời được ba câu hỏi này, khách sạn sẽ có nền tảng để xây dựng một bảng giá phù hợp hơn với mô hình vận hành, dễ kiểm soát doanh thu và thuận tiện khi triển khai trên hệ thống PMS.