Expedia thanh toán cho khách sạn như thế nào?

Expedia là một trong những OTA (Online Travel Agency) lớn nhất thế giới, kết nối hàng triệu du khách với các khách sạn, resort và cơ sở lưu trú trên toàn cầu. Tuy nhiên, không phải chủ khách sạn nào cũng hiểu rõ quy trình Expedia thanh toán như thế nào, thời điểm nhận tiền ra sao và làm thế nào để đối soát chính xác các khoản thanh toán.

Thực tế, Expedia không áp dụng một phương thức thanh toán duy nhất cho tất cả khách sạn. Tùy theo hợp đồng hợp tác, quốc gia hoạt động và cấu hình tài khoản trên Expedia Partner Central, khách sạn có thể nhận thanh toán theo hai mô hình chính là Expedia Collect hoặc Hotel Collect. Mỗi hình thức có quy trình thu tiền, thời điểm nhận tiền và trách nhiệm đối soát khác nhau.

Việc hiểu rõ hai mô hình này giúp khách sạn hạn chế các sai sót trong quá trình vận hành, tránh nhầm lẫn giữa các khoản thanh toán do khách trả trực tiếp và các khoản Expedia chuyển về. Đặc biệt đối với những khách sạn đang bán phòng trên nhiều OTA cùng lúc, việc nắm rõ quy trình thanh toán sẽ giúp bộ phận lễ tân, kế toán và quản lý kiểm soát dòng tiền hiệu quả hơn.

Theo tài liệu từ Expedia Partner Central, các phương thức thanh toán được thiết lập ngay trong tài khoản đối tác và có thể khác nhau giữa từng khách sạn. Vì vậy, chủ khách sạn nên thường xuyên kiểm tra thông tin thanh toán, báo cáo giao dịch và chính sách áp dụng trên hệ thống Expedia để đảm bảo việc nhận tiền diễn ra chính xác và đúng hạn.

Hai hình thức Expedia thanh toán cho khách sạn

Expedia hiện hỗ trợ hai hình thức thanh toán chính là Expedia Collect và Hotel Collect. Mặc dù đều giúp hoàn tất giao dịch đặt phòng, nhưng cách thức thu tiền và trách nhiệm của khách sạn trong từng mô hình hoàn toàn khác nhau.

Expedia Collect

Ở mô hình Expedia Collect, khách thanh toán cho Expedia trong quá trình đặt phòng hoặc trước khi lưu trú (tùy chính sách của từng booking). Expedia sẽ là đơn vị thu tiền từ khách, sau đó thanh toán lại cho khách sạn theo phương thức đã được thiết lập trong tài khoản đối tác.

Một trong những hình thức phổ biến nhất của Expedia Collect là Expedia Virtual Card (EVC). Khi khách hoàn tất kỳ lưu trú, khách sạn sẽ nhận thông tin thẻ ảo do Expedia phát hành để thực hiện giao dịch thanh toán đúng với số tiền được phép. Sau khi giao dịch thành công, khoản tiền sẽ được xử lý thông qua đơn vị thanh toán của khách sạn giống như các giao dịch thẻ thông thường.

Mô hình này giúp giảm rủi ro khách không thanh toán khi đến lưu trú, đồng thời đơn giản hóa trải nghiệm đặt phòng cho khách. Tuy nhiên, khách sạn cần kiểm tra đúng thời điểm được phép xử lý thẻ ảo và thực hiện theo hướng dẫn của Expedia để tránh giao dịch bị từ chối.

Hotel Collect

Khác với Expedia Collect, Hotel Collect cho phép khách sạn trực tiếp thu tiền từ khách khi check-in, check-out hoặc theo chính sách thanh toán của đơn vị lưu trú. Expedia chỉ đóng vai trò là kênh phân phối phòng và sau đó sẽ thu hoa hồng theo hợp đồng đã ký với khách sạn.

Ở mô hình này, khách sạn có quyền linh hoạt hơn trong việc xử lý thanh toán, hoàn tiền hoặc thu thêm các khoản phát sinh như minibar, dịch vụ spa hay nhà hàng. Tuy nhiên, trách nhiệm thu tiền, đối soát và quản lý công nợ hoàn toàn thuộc về khách sạn.

Việc lựa chọn Expedia Collect hay Hotel Collect phụ thuộc vào mô hình kinh doanh, thị trường khách hàng và chính sách hợp tác của từng cơ sở lưu trú. Chủ khách sạn nên đánh giá kỹ ưu điểm của từng phương thức để lựa chọn giải pháp phù hợp với quy trình vận hành.

Expedia Virtual Card (EVC) hoạt động như thế nào?

Expedia Virtual Card (EVC) là một loại thẻ thanh toán ảo được Expedia sử dụng trong mô hình Expedia Collect nhằm thanh toán cho khách sạn đối với các booking đủ điều kiện. Đây không phải là thẻ tín dụng của khách lưu trú mà là phương thức Expedia sử dụng để chuyển khoản thanh toán theo giá trị đặt phòng đã được xác nhận.

Sau khi khách hoàn thành kỳ lưu trú, Expedia sẽ cung cấp thông tin thẻ ảo trong Expedia Partner Central. Khách sạn thực hiện giao dịch bằng máy POS hoặc cổng thanh toán giống như khi quẹt một thẻ tín dụng thông thường. Mỗi thẻ chỉ có giá trị trong phạm vi số tiền được Expedia phê duyệt và thường chỉ được xử lý sau thời điểm khách check-in hoặc check-out theo quy định của Expedia.

Một lưu ý quan trọng là khách sạn không nên xử lý Expedia Virtual Card trước thời điểm được phép. Nếu giao dịch được thực hiện quá sớm hoặc sai số tiền, hệ thống có thể từ chối thanh toán. Trong trường hợp cần điều chỉnh các khoản phụ thu hoặc thay đổi giá trị booking, khách sạn nên kiểm tra hướng dẫn trên Expedia Partner Central hoặc liên hệ bộ phận hỗ trợ của Expedia để được hướng dẫn xử lý.

Đối với bộ phận kế toán, Expedia Virtual Card giúp việc xác định các khoản thanh toán từ Expedia trở nên minh bạch hơn. Tuy nhiên, khi khách sạn đồng thời bán phòng trên nhiều OTA, việc theo dõi hàng chục giao dịch thẻ ảo mỗi ngày vẫn có thể gây áp lực nếu không có hệ thống quản lý và đối soát tập trung.

Những khó khăn khách sạn thường gặp khi quản lý thanh toán từ Expedia

Mặc dù Expedia giúp khách sạn tiếp cận hàng triệu khách hàng trên toàn cầu, nhưng việc quản lý các khoản thanh toán từ OTA này cũng đặt ra không ít thách thức, đặc biệt đối với những khách sạn đang vận hành nhiều kênh bán phòng cùng lúc.

Khó khăn đầu tiên là đối soát giao dịch. Một khách sạn có thể đồng thời nhận thanh toán từ Expedia Collect, Hotel Collect, Booking.com, Agoda, website đặt phòng trực tiếp và khách vãng lai. Mỗi kênh lại có quy trình thanh toán, thời gian chuyển tiền và báo cáo khác nhau, khiến bộ phận kế toán mất nhiều thời gian để kiểm tra từng giao dịch.

Bên cạnh đó, việc quản lý Expedia Virtual Card (EVC) cũng cần được thực hiện đúng quy trình. Nếu xử lý sai thời điểm hoặc sai số tiền được Expedia phê duyệt, giao dịch có thể bị từ chối, kéo theo việc phải liên hệ hỗ trợ và mất thêm thời gian xử lý.

Ngoài ra, nhiều khách sạn vẫn thực hiện đối soát bằng Excel hoặc nhập liệu thủ công giữa PMS, ngân hàng và OTA. Khi số lượng booking tăng lên, nguy cơ bỏ sót giao dịch, ghi nhận sai doanh thu hoặc mất nhiều thời gian tìm kiếm nguyên nhân chênh lệch là điều khó tránh khỏi.

Đối với các chuỗi khách sạn hoặc khách sạn có nhiều bộ phận cùng tham gia vận hành, việc thiếu một hệ thống quản lý tập trung còn khiến thông tin bị phân tán giữa lễ tân, kế toán và quản lý. Điều này ảnh hưởng đến tốc độ xử lý công việc và khả năng kiểm soát dòng tiền của doanh nghiệp.

Blue Jay Pay hỗ trợ quản lý thanh toán Expedia và các OTA như thế nào?

Cần lưu ý rằng Blue Jay Pay không thay thế quy trình thanh toán của Expedia. Các khoản thanh toán từ Expedia vẫn được thực hiện theo phương thức đã được hai bên thỏa thuận, chẳng hạn như Expedia Collect hoặc Hotel Collect. Tuy nhiên, Blue Jay Pay đóng vai trò hỗ trợ khách sạn quản lý, ghi nhận và đối soát các giao dịch thanh toán một cách tập trung.

Khi được tích hợp với Blue Jay PMS, Blue Jay Pay giúp đồng bộ thông tin booking, trạng thái thanh toán và dữ liệu giao dịch trên cùng một hệ thống. Thay vì phải mở nhiều báo cáo từ OTA, ngân hàng và PMS để đối chiếu thủ công, bộ phận kế toán có thể dễ dàng theo dõi các khoản đã thanh toán, còn phải thu hoặc cần kiểm tra.

Đối với những khách sạn kinh doanh trên nhiều OTA như Expedia, Booking.com hay Agoda, việc tập trung dữ liệu thanh toán giúp giảm đáng kể thời gian đối soát cuối ngày và hạn chế sai sót do nhập liệu thủ công. Hệ thống cũng hỗ trợ theo dõi lịch sử giao dịch, phục vụ việc kiểm tra khi có chênh lệch hoặc khi cần giải trình với đối tác.

Ngoài việc hỗ trợ quản lý thanh toán OTA, Blue Jay Pay còn giúp xử lý các giao dịch phát sinh từ website đặt phòng trực tiếp, thanh toán tại quầy hoặc các kênh bán khác. Nhờ đó, khách sạn có cái nhìn tổng quan về dòng tiền và doanh thu trên một nền tảng duy nhất, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị tài chính.

Những lưu ý để nhận thanh toán từ Expedia nhanh và chính xác

Để hạn chế các vấn đề phát sinh trong quá trình nhận thanh toán từ Expedia, chủ khách sạn nên xây dựng quy trình kiểm tra và đối soát định kỳ giữa OTA, PMS và dữ liệu ngân hàng.

Trước tiên, hãy đảm bảo rằng thông tin tài khoản thanh toán trên Expedia Partner Central luôn được cập nhật chính xác. Nếu khách sạn thay đổi tài khoản ngân hàng hoặc đơn vị thanh toán nhưng không cập nhật kịp thời, quá trình nhận tiền có thể bị gián đoạn.

Đối với các booking thuộc Expedia Collect, nhân viên cần kiểm tra loại hình thanh toán trước khi thực hiện giao dịch. Trong trường hợp sử dụng Expedia Virtual Card, chỉ nên xử lý thẻ theo đúng thời điểm và giá trị mà Expedia cho phép. Việc xử lý quá sớm hoặc sai số tiền có thể khiến giao dịch không thành công.

Khách sạn cũng nên đối chiếu báo cáo OTA với báo cáo PMS theo định kỳ thay vì chờ đến cuối tháng. Điều này giúp phát hiện sớm các booking bị hủy, thay đổi giá, điều chỉnh thời gian lưu trú hoặc các khoản phụ thu chưa được ghi nhận.

Cuối cùng, việc ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn kết hợp giải pháp quản lý thanh toán sẽ giúp giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công. Khi dữ liệu booking, thanh toán và doanh thu được đồng bộ trên cùng một hệ thống, bộ phận vận hành có thể tiết kiệm thời gian đối soát, hạn chế sai sót và tập trung nhiều hơn vào việc nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Kết luận

Việc hiểu rõ cách Expedia thanh toán cho khách sạn là yếu tố quan trọng giúp chủ khách sạn xây dựng quy trình vận hành và quản lý tài chính hiệu quả. Dù khách sạn đang sử dụng mô hình Expedia Collect hay Hotel Collect, mỗi phương thức đều có quy trình, trách nhiệm và thời điểm thanh toán riêng mà bộ phận lễ tân, kế toán và quản lý cần nắm rõ.

Trong thực tế, thách thức không nằm ở việc Expedia chuyển tiền theo hình thức nào mà ở khả năng quản lý hàng trăm giao dịch đến từ nhiều OTA khác nhau. Khi số lượng booking tăng lên, việc đối soát thủ công sẽ tiêu tốn nhiều thời gian và dễ phát sinh sai sót.

Đây là lý do nhiều khách sạn lựa chọn ứng dụng các giải pháp như Blue Jay PMS kết hợp Blue Jay Pay để quản lý tập trung dữ liệu booking và thanh toán. Mặc dù không thay đổi quy trình thanh toán của Expedia, giải pháp này hỗ trợ khách sạn theo dõi giao dịch, đối soát doanh thu và quản lý dòng tiền hiệu quả hơn, từ đó tối ưu quy trình vận hành và nâng cao hiệu quả kinh doanh.