Booking.com thanh toán cho khách sạn như thế nào?

Công suất phòng đạt 80%, doanh thu trên Booking.com liên tục tăng nhưng tài khoản ngân hàng vẫn chưa thấy tiền về tương ứng. Đây là bài toán khiến không ít chủ khách sạn, kế toán và quản lý doanh thu đau đầu trong quá trình vận hành.

Nguyên nhân không nằm ở việc khách chưa thanh toán, mà nằm ở cơ chế thanh toán của OTA. Tiền có thể đang nằm trên Virtual Credit Card (VCC), đang chờ lịch chuyển khoản hoặc chưa được đối soát chính xác. Khi vận hành hàng chục hoặc hàng trăm booking mỗi ngày, việc theo dõi thủ công rất dễ dẫn đến tình trạng chậm thu tiền, bỏ sót giao dịch và ảnh hưởng đến dòng tiền của khách sạn.

Hãy cùng với Blue Jay PMS tìm hiểu rõ cách Booking.com thanh toán cho khách sạn không chỉ giúp bạn nhận tiền đúng hạn mà còn là nền tảng để kiểm soát doanh thu và tối ưu hiệu quả vận hành tài chính.

Booking.com có những hình thức thanh toán nào?

Hiện nay Booking.com cung cấp hai hình thức thanh toán chính dành cho khách sạn:

1. Hotel Collect (Khách sạn thu tiền trực tiếp)

Với mô hình này, Booking.com chỉ đóng vai trò là kênh bán phòng và chuyển thông tin đặt phòng cho khách sạn.

Sau khi nhận booking, khách sạn sẽ trực tiếp thu tiền từ khách thông qua:

Thanh toán khi check-in hoặc check-out.
Charge thẻ tín dụng theo chính sách đặt phòng.
Thu tiền đặt cọc trước ngày nhận phòng.
Thu các khoản phát sinh trong thời gian lưu trú.

Ưu điểm:

Chủ động kiểm soát dòng tiền.
Tiền về trực tiếp từ khách.
Không phụ thuộc vào lịch thanh toán của Booking.com.
Dễ quản lý các khoản đặt cọc và phụ phí.

Hạn chế:

Khách sạn phải tự xử lý giao dịch thẻ.
Rủi ro thẻ không hợp lệ hoặc bị từ chối.
Phải tự giải quyết các trường hợp chargeback hoặc tranh chấp thanh toán.

Mô hình này phù hợp với các khách sạn muốn chủ động hoàn toàn trong việc thu tiền và quản lý doanh thu.

2. Payments by Booking.com

Payments by Booking.com là dịch vụ thanh toán do Booking.com cung cấp.

Trong mô hình này:

Khách thanh toán trực tiếp cho Booking.com.
Booking.com xử lý giao dịch và xác thực thanh toán.
Booking.com thanh toán lại cho khách sạn theo hình thức đã đăng ký.

Đây là mô hình đang được Booking.com khuyến khích triển khai tại nhiều thị trường vì giúp tăng tỷ lệ đặt phòng và giảm rủi ro giao dịch.

Khách hàng có thể thanh toán bằng nhiều phương thức khác nhau như:

Thẻ tín dụng/thẻ ghi nợ.
Apple Pay.
Google Pay.
Ví điện tử.
QR Payment.
Các phương thức thanh toán địa phương tại từng quốc gia.

Nhờ đó, khách hàng có nhiều lựa chọn thanh toán hơn, từ đó giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi đặt phòng.

Booking.com thanh toán cho khách sạn như thế nào

Booking.com thanh toán lại cho khách sạn bằng cách nào?

Sau khi thu tiền từ khách, Booking.com sẽ thanh toán lại cho khách sạn theo một trong hai hình thức sau:

Virtual Credit Card (VCC)

VCC (Virtual Credit Card) là thẻ tín dụng ảo do Booking.com phát hành cho từng booking. Mỗi booking sẽ được cấp một thẻ riêng với số tiền tương ứng giá trị đặt phòng.

Đến thời điểm được Booking.com cho phép sử dụng (thường là ngày check-in hoặc theo điều kiện booking), khách sạn sẽ thực hiện charge thẻ để nhận tiền.

Ưu điểm

Giảm rủi ro thẻ giả hoặc thanh toán thất bại.
Booking.com xử lý thanh toán với khách hàng.
Tiền được gắn với từng booking cụ thể.

Hạn chế

Khách sạn phải chủ động charge thẻ.
Có thể quên charge hoặc charge sai thời điểm.
Cần theo dõi hàng ngày để tránh bỏ sót doanh thu.
Phát sinh phí xử lý thẻ theo quy định của ngân hàng hoặc đơn vị thanh toán.

Chuyển khoản ngân hàng (Bank Transfer)

Ở một số quốc gia và cấu hình tài khoản nhất định, Booking.com sẽ chuyển tiền trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của khách sạn.

Quy trình diễn ra như sau:

Khách thanh toán cho Booking.com.
Booking.com giữ tiền.
Booking.com chuyển khoản cho khách sạn theo lịch thanh toán đã thiết lập.

Ưu điểm

Không cần thao tác charge thẻ.
Giảm khối lượng công việc cho lễ tân và kế toán.
Không phải quản lý Virtual Credit Card.

Hạn chế

Phụ thuộc vào lịch thanh toán của Booking.com.
Thời gian nhận tiền có thể chậm hơn VCC.
Khó đối soát nếu khách sạn có số lượng booking lớn.

Lưu ý khi chuyển đổi phương thức thanh toán ở booking.com: Một khi khách sạn đã chuyển từ VCC sang chuyển khoản ngân hàng, bạn sẽ không thể chuyển lại sang VCC nữa.

Khi nào khách sạn nhận được tiền từ Booking.com?

Đây là câu hỏi được nhiều khách sạn quan tâm nhất.

Thời điểm nhận tiền phụ thuộc vào:

Hình thức thanh toán đang sử dụng.
Chính sách của Booking.com.
Quốc gia hoạt động.
Loại booking.

Nếu sử dụng VCC:

Khách sạn chỉ có thể charge khi thẻ được kích hoạt.
Mỗi booking có thời gian kích hoạt khác nhau.

Nếu sử dụng Bank Transfer:

Booking.com sẽ chuyển tiền theo chu kỳ thanh toán đã đăng ký.
Vì vậy, việc đã có booking không đồng nghĩa với việc tiền đã về tài khoản khách sạn.

Vì sao khách sạn đã có booking nhưng chưa nhận được tiền?

Đây là tình trạng rất phổ biến trong quá trình vận hành.

Chưa đến thời điểm kích hoạt VCC: Booking.com đã thu tiền từ khách nhưng thẻ VCC chưa được kích hoạt.
Nhân viên chưa charge VCC: Booking đã hoàn thành nhưng chưa có ai thực hiện thao tác charge.
Chưa tới kỳ thanh toán: Đối với Bank Transfer, khách sạn phải chờ đến lịch payout của Booking.com.
Sai thông tin ngân hàng: Thông tin tài khoản nhận tiền không chính xác có thể khiến giao dịch bị chậm hoặc bị từ chối.
Khách hủy hoặc thay đổi booking: Booking có thể thay đổi trước thời điểm thanh toán được thực hiện.

Những khó khăn khi quản lý thanh toán Booking.com

Khi số lượng booking tăng lên, việc quản lý thanh toán thủ công bắt đầu bộc lộ nhiều hạn chế.

Quên charge VCC: Chỉ cần bỏ sót một booking, khách sạn có thể chậm thu tiền nhiều ngày hoặc nhiều tuần.
Khó theo dõi booking chưa thanh toán: Lễ tân phải liên tục kiểm tra Extranet để xác định booking nào đã thu tiền và booking nào chưa.
Đối soát mất nhiều thời gian: Kế toán phải so sánh:
- Booking phát sinh.
- Thanh toán thực nhận.
- Hoa hồng.
- Công nợ.
Dòng tiền thiếu minh bạch: Doanh thu trên OTA tăng nhưng tiền thực nhận không về đồng thời, khiến việc quản lý dòng tiền trở nên khó khăn hơn.

Làm sao tối ưu dòng tiền từ Booking.com?

Để kiểm soát tốt dòng tiền, khách sạn cần:

Theo dõi thanh toán theo thời gian thực

Biết chính xác:

Booking nào đã thanh toán.
Booking nào chưa thanh toán.
Booking nào đang chờ payout.

Tự động hóa đối soát

Hạn chế việc đối chiếu thủ công bằng Excel.

Quản lý tập trung nhiều nguồn thanh toán

Không chỉ Booking.com mà còn:

Agoda
Expedia
Trip.com
Traveloka
Website Booking Engine

Blue Jay Pay giúp khách sạn quản lý thanh toán Booking.com hiệu quả hơn

Blue Jay Pay được phát triển nhằm giúp khách sạn kiểm soát toàn bộ dòng tiền trên một nền tảng duy nhất.

Thông qua Blue Jay Pay, khách sạn có thể:

Theo dõi thanh toán từ Booking.com theo thời gian thực.
Quản lý các booking đã và chưa được thanh toán.
Theo dõi các khoản tiền đang chờ nhận.
Đối soát doanh thu tự động.
Quản lý tập trung thanh toán từ nhiều OTA.

Nhờ đó, bộ phận kế toán và vận hành có thể giảm đáng kể thời gian xử lý thủ công, hạn chế sai sót và cải thiện tốc độ thu hồi dòng tiền.

Kết luận:

Booking.com hiện đang thanh toán cho khách sạn thông qua hai mô hình chính là Hotel Collect và Payments by Booking.com. Trong đó, Payments by Booking.com tiếp tục được triển khai rộng rãi nhờ khả năng hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán cho khách hàng và giảm rủi ro giao dịch.

Tuy nhiên, cùng với sự thuận tiện đó là những thách thức mới trong việc quản lý Virtual Credit Card, đối soát doanh thu và kiểm soát dòng tiền.

Đối với các khách sạn có lượng booking lớn hoặc đang vận hành trên nhiều OTA cùng lúc, việc ứng dụng các giải pháp thanh toán tập trung như Blue Jay Pay sẽ giúp đơn giản hóa quy trình, tối ưu dòng tiền và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

OTA