Blue Jay Guest Messages - Quản lý tin nhắn OTA ngay trên PMS

Trong vận hành khách sạn, việc quản lý tin nhắn từ nhiều kênh OTA như Booking.com, Airbnb, Expedia... dễ khiến nhân viên bỏ sót tin hoặc phản hồi chậm do phải theo dõi nhiều nền tảng.
Guest Messages giúp giải quyết vấn đề này bằng cách tập trung toàn bộ tin nhắn OTA trên một giao diện duy nhất , đồng thời hỗ trợ kiểm soát quyền truy cập và người phụ trách phản hồi.
Quản lý nhiều OTA: Khi tin nhắn trở thành bài toán vận hành.

Việc phân phối phòng trên nhiều OTA giúp khách sạn tiếp cận nhiều khách hàng hơn. Tuy nhiên, mỗi kênh lại có một hệ thống tin nhắn riêng, khiến nhân viên phải liên tục chuyển đổi giữa các nền tảng để theo dõi và phản hồi.

Khi lượng tin nhắn tăng, đặc biệt trong mùa cao điểm, việc quản lý thủ công có thể dẫn đến:

Bỏ sót tin nhắn: Một số yêu cầu của khách không được phát hiện kịp thời.
Phản hồi chậm: Nhân viên phải kiểm tra nhiều nền tảng trước khi có thể xử lý hết tin nhắn.
Khó kiểm soát hội thoại: Việc theo dõi ai đang phụ trách và khách đã được phản hồi hay chưa trở nên phức tạp.
Tăng áp lực cho lễ tân: Nhân viên phải dành nhiều thời gian cho những thao tác kiểm tra và chuyển đổi giữa các kênh.

Đây không chỉ là vấn đề về chăm sóc khách hàng mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành của khách sạn. Hiểu được khó khăn đó Blue Jay PMS cùng đội ngũ đã nghiên cứu và cho ra mắt tính năng Blue Jay Guest Messages.

Blue Jay Guest Messages là gì?

Blue Jay Guest Messages là tính năng quản lý hội thoại OTA được tích hợp trên Blue Jay PMS , giúp khách sạn tập trung tin nhắn từ nhiều kênh OTA trên cùng một hệ thống. Thay vì quản lý từng hộp thư riêng biệt, nhân viên có thể theo dõi các cuộc hội thoại tập trung, từ đó dễ dàng kiểm soát và xử lý tin nhắn trong quá trình vận hành.

Với Guest Messages, mục tiêu không chỉ là tập trung tin nhắn mà còn giúp khách sạn đơn giản hóa cách quản lý hội thoại với khách hàng trên nhiều kênh.

blue jay guest messages

Các tính năng hiện có của Guest Messages

Tính năng mới cho phép khách sạn:

Phân quyền và hạn chế quyền sử dụng Message cho từng tài khoản
Quản lý Inbox tập trung theo từng Channel OTA
Theo dõi trạng thái đọc/chưa đọc và trạng thái chờ xử lý của tin nhắn
Tìm kiếm và xem chi tiết từng thread hội thoại
Gửi phản hồi, gửi hình ảnh trực tiếp trong thread
Nhận thông báo tin nhắn mới theo thời gian thực

Quản lý Inbox & Channel

Xem danh sách tin nhắn của toàn bộ thread từ các kênh OTA ngay tại Inbox
Phân loại tin nhắn theo từng Channel:
- Booking.com
- Airbnb
- Expedia
Hiển thị số lượng thread/tin nhắn theo từng Channel, giúp nhân viên biết kênh nào đang có nhiều tin nhắn cần xử lý
Hiển thị tổng số thread/tin nhắn trong Inbox
Hiển thị số lượng tin nhắn theo trạng thái lọc đang được áp dụng

Quản lý trạng thái tin nhắn

Đánh dấu/nhận biết tin nhắn chưa đọc và đã đọc
Filter (lọc) tin nhắn theo trạng thái:
- Tất cả
- Chưa đọc
- Chờ khách
- Chờ khách sạn

Việc phân loại theo trạng thái "Chờ khách" và "Chờ khách sạn" giúp nhân viên nhanh chóng xác định thread nào đang cần khách sạn phản hồi gấp, tránh bỏ sót yêu cầu của khách.

Quản lý & tìm kiếm thread

Xem danh sách các thread tin nhắn
Tìm kiếm thread/tin nhắn nhanh chóng
Sắp xếp thread theo thứ tự alphabet
Xem thông tin người gửi/khách hàng trong chi tiết thread
Xem nội dung tin nhắn gần nhất của từng thread ngay tại danh sách, không cần mở chi tiết
Hiển thị thời gian của tin nhắn/thread

Xem & xử lý tin nhắn trong thread

View toàn bộ nội dung tin nhắn trong thread
Hiển thị lịch sử trao đổi giữa khách hàng và khách sạn
Phân biệt tin nhắn của khách hàng và khách sạn theo vị trí hiển thị (giúp dễ theo dõi luồng hội thoại)
Hiển thị thời gian gửi của từng tin nhắn
Gửi tin nhắn phản hồi trực tiếp cho khách (đối với tài khoản có quyền Reply)
Gửi hình ảnh kèm trong tin nhắn phản hồi

Thông báo

Thông báo tin nhắn mới dạng toast ngay trong giao diện PMS

blue jay guest messages

Thông báo tin nhắn mới dạng Chrome notification, giúp nhân viên nắm bắt tin nhắn mới ngay cả khi không đang mở tab PMS

Guest Messages mang lại gì cho khách sạn?

Tập trung tin nhắn từ nhiều kênh OTA

Khi khách sạn sử dụng nhiều OTA, việc tập trung hội thoại giúp nhân viên không phải liên tục kiểm tra từng nền tảng riêng lẻ.
Các tin nhắn được đưa về một nơi quản lý, giúp việc theo dõi và xử lý hội thoại trở nên trực quan hơn.

Hạn chế bỏ sót và phản hồi chậm

Một tin nhắn chưa được phản hồi có thể đồng nghĩa với một cơ hội đặt phòng bị bỏ lỡ.
Quản lý hội thoại tập trung giúp nhân viên dễ dàng nhận biết các tin nhắn cần xử lý, từ đó rút ngắn thời gian phản hồi và hạn chế tình trạng bỏ sót khách hàng.

Kiểm soát hoạt động của nhân viên

Với nhiều nhân viên cùng tham gia vận hành, việc xác định ai đang phụ trách hội thoại và kiểm soát quyền truy cập cũng rất quan trọng.
Guest Messages hỗ trợ khách sạn quản lý quyền truy cập và hoạt động phản hồi của từng nhân viên, giúp quy trình chăm sóc khách hàng rõ ràng và dễ kiểm soát hơn.

Giảm áp lực cho đội ngũ lễ tân

Thay vì dành thời gian chuyển đổi qua lại giữa nhiều nền tảng, nhân viên có thể tập trung hơn vào việc xử lý yêu cầu của khách.
Điều này giúp giảm các thao tác thủ công và tạo ra một quy trình quản lý hội thoại đơn giản, tập trung hơn.

Guest Messages - Tập trung hội thoại OTA trên Blue Jay PMS

Khi có quá nhiều kênh cần theo dõi, vấn đề không nằm ở việc khách sạn có đủ nhân viên để kiểm tra từng hộp thư hay không, mà là cách các cuộc hội thoại được quản lý .
Với Guest Messages , Blue Jay PMS mang đến một cách tiếp cận tập trung hơn cho việc quản lý tin nhắn OTA - giúp nhân viên dễ theo dõi hội thoại, phản hồi khách hàng và kiểm soát hoạt động của đội ngũ.

Liên hệ Blue Jay PMS để được tư vấn triển khai!