8 Khó Khăn Khi Nhận Thanh Toán Từ OTA Mà Khách Sạn Thường Gặp

Đăng bán phòng trên các OTA giúp khách sạn tiếp cận hàng triệu khách hàng và gia tăng tỷ lệ lấp đầy phòng. Tuy nhiên, đi kèm với lượng đặt phòng ổn định là một vấn đề khiến nhiều chủ khách sạn đau đầu: quản lý và nhận thanh toán từ OTA.

Không ít khách sạn từng rơi vào tình huống khách đã trả phòng từ nhiều ngày, thậm chí nhiều tuần nhưng tiền vẫn chưa về tài khoản. Trong khi đó, các khoản chi phí vận hành như lương nhân viên, điện nước, giặt là hay nhập hàng vẫn phải thanh toán đúng hạn.

Vậy đâu là những khó khăn phổ biến mà các khách sạn thường gặp khi nhận tiền từ OTA?

1. Không biết chính xác khi nào OTA sẽ chuyển tiền

Một trong những hiểu lầm phổ biến của nhiều khách sạn là cho rằng sau khi khách hoàn tất lưu trú, doanh thu sẽ được OTA chuyển ngay vào tài khoản. Thực tế, quy trình thanh toán của các OTA không hoạt động theo cách này.

Mỗi OTA đều xây dựng chu kỳ thanh toán (Payment Cycle) riêng. Có nền tảng thanh toán theo tuần, có nền tảng thanh toán theo tháng, trong khi một số OTA chỉ thực hiện chuyển tiền sau khi hoàn tất toàn bộ quá trình đối soát hoặc sau một khoảng thời gian nhất định kể từ ngày khách trả phòng.

Ngoài chu kỳ thanh toán, thời điểm nhận tiền còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác như:

Chính sách thanh toán của từng OTA.
Hình thức thanh toán khách sạn đang sử dụng (Hotel Collect, OTA Collect hoặc Virtual Credit Card).
Ngày khách check-out.
Thời gian xử lý của ngân hàng.
Ngày nghỉ lễ hoặc cuối tuần.

Khi không nắm rõ lịch thanh toán của từng OTA, bộ phận kế toán rất khó dự báo dòng tiền chính xác. Điều này có thể khiến khách sạn gặp khó khăn trong việc lập kế hoạch chi trả các khoản chi phí vận hành như lương nhân viên, điện nước, nguyên vật liệu hay chi phí marketing.

Đối với những khách sạn hoạt động trên nhiều OTA cùng lúc, việc theo dõi thủ công lịch thanh toán của từng nền tảng còn làm tăng nguy cơ bỏ sót các khoản doanh thu hoặc nhầm lẫn thời điểm nhận tiền. Vì vậy, việc hiểu rõ chu kỳ thanh toán của từng OTA là bước đầu tiên để quản lý dòng tiền hiệu quả và hạn chế những áp lực tài chính không đáng có.

2. Khó theo dõi booking nào đã được thanh toán, booking nào đang được đối soát

Khi khách sạn chỉ có vài booking mỗi ngày, việc kiểm tra trạng thái thanh toán tương đối đơn giản. Tuy nhiên, với những khách sạn có hàng chục hoặc hàng trăm booking mỗi tháng, việc theo dõi từng khoản thanh toán trở thành một công việc tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.

Trên thực tế, OTA thường không chuyển tiền theo từng booking riêng lẻ mà sẽ gộp nhiều giao dịch trong cùng một kỳ thanh toán. Điều này khiến khách sạn khó xác định chính xác khoản tiền vừa nhận tương ứng với những booking nào.

Bộ phận kế toán và lễ tân thường xuyên phải trả lời các câu hỏi như:

Booking nào đã được OTA thanh toán?
Booking nào vẫn đang chờ đến kỳ thanh toán?
Booking nào đang bị tạm giữ để xác minh?
Booking nào chưa đủ điều kiện nhận tiền?

Nếu không có công cụ hỗ trợ, nhân viên thường phải đăng nhập vào từng extranet của OTA, tải báo cáo về Excel rồi đối chiếu thủ công với dữ liệu trên PMS. Quy trình này không chỉ mất nhiều giờ làm việc mà còn tiềm ẩn nguy cơ bỏ sót hoặc đối chiếu nhầm booking.

Đặc biệt, vào mùa cao điểm khi lượng đặt phòng tăng mạnh, khối lượng dữ liệu cần kiểm tra cũng tăng theo. Chỉ một sai sót nhỏ trong quá trình đối chiếu có thể khiến khách sạn ghi nhận sai doanh thu hoặc mất nhiều thời gian để tìm lại thông tin. Chính vì vậy, khả năng theo dõi trạng thái thanh toán theo từng booking là yếu tố quan trọng giúp tối ưu quy trình kế toán và quản lý doanh thu.

3. Đối soát doanh thu phức tạp

Một trong những vấn đề khiến nhiều chủ khách sạn băn khoăn là số tiền OTA chuyển về thường không trùng khớp với giá trị hiển thị trên booking. Điều này dễ khiến khách sạn lầm tưởng rằng OTA thanh toán thiếu hoặc xảy ra sai sót trong quá trình đối soát.

Thực tế, số tiền khách sạn nhận được là doanh thu sau khi đã được điều chỉnh theo nhiều khoản khác nhau, chứ không phải toàn bộ giá trị đặt phòng.

Các khoản điều chỉnh phổ biến bao gồm:

Hoa hồng OTA.
Thuế và các khoản phí liên quan.
Chi phí tham gia chương trình ưu đãi hoặc khuyến mại.
Khoản hoàn tiền cho khách nếu phát sinh.
Điều chỉnh giá sau khi booking được sửa đổi.
Các khoản bù trừ theo chính sách của từng OTA.

Ví dụ, một booking có giá trị 3 triệu đồng nhưng OTA thu hoa hồng 15% cùng một số khoản phí khác thì số tiền thực nhận có thể chỉ còn khoảng 2,5 triệu đồng. Nếu khách sạn chỉ nhìn vào giá trị booking mà không kiểm tra bảng đối soát chi tiết, rất dễ cho rằng doanh thu đã bị thiếu hụt.

Ngoài ra, mỗi OTA lại trình bày báo cáo doanh thu theo một định dạng khác nhau. Một số nền tảng thể hiện rõ từng khoản khấu trừ, trong khi số khác chỉ hiển thị giá trị cuối cùng. Điều này khiến việc kiểm tra nguyên nhân chênh lệch trở nên phức tạp hơn, đặc biệt đối với những khách sạn đang quản lý nhiều kênh bán phòng cùng lúc.

Hiểu rõ cách OTA tính toán doanh thu thực nhận sẽ giúp khách sạn kiểm soát tài chính tốt hơn, hạn chế nhầm lẫn trong đối soát và có cơ sở để xác minh khi phát hiện các khoản thanh toán chưa đúng kỳ vọng.

4. Dễ xảy ra chênh lệch giữa hệ thống quản lý và báo cáo OTA

Trong quá trình vận hành, một booking hiếm khi giữ nguyên trạng thái từ lúc được tạo cho đến khi khách trả phòng. Khách có thể thay đổi ngày lưu trú, nâng hạng phòng, đặt thêm dịch vụ, giảm số đêm ở hoặc hủy đặt phòng vào phút cuối. Những thay đổi này nếu không được cập nhật đồng bộ giữa OTA và hệ thống quản lý khách sạn (PMS) sẽ rất dễ tạo ra sự chênh lệch về dữ liệu.

Ví dụ, trên OTA booking đã được điều chỉnh xuống còn 2 đêm, nhưng PMS vẫn ghi nhận 3 đêm. Hoặc khách đã hủy phòng trên OTA nhưng trạng thái trong PMS chưa được cập nhật, khiến doanh thu vẫn được ghi nhận như một booking thành công. Khi đến kỳ đối soát, số liệu giữa hai hệ thống không khớp và nhân viên phải kiểm tra lại từng booking để xác định nguyên nhân.

Những chênh lệch này thường xuất phát từ:

PMS và OTA chưa được kết nối theo thời gian thực.
Việc đồng bộ dữ liệu bị gián đoạn do lỗi kết nối.
Nhân viên chỉnh sửa booking thủ công nhưng không cập nhật trên hệ thống còn lại.
Một số OTA có độ trễ trong việc cập nhật trạng thái hoặc thông tin thanh toán.

Nếu tình trạng này diễn ra thường xuyên, khách sạn sẽ mất rất nhiều thời gian cho công tác đối soát cuối kỳ, đồng thời tăng nguy cơ ghi nhận sai doanh thu hoặc sai công nợ. Đây cũng là lý do nhiều khách sạn hiện nay ưu tiên sử dụng PMS tích hợp Channel Manager để đồng bộ dữ liệu tự động giữa các OTA và hệ thống quản lý, giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo số liệu luôn nhất quán.

5. Thanh toán chậm ảnh hưởng đến dòng tiền

Dù khách sạn kinh doanh hiệu quả và có tỷ lệ lấp đầy phòng cao, việc doanh thu từ OTA về chậm vẫn có thể tạo áp lực lớn lên dòng tiền. Trong ngành lưu trú, phần lớn chi phí vận hành đều phát sinh hằng ngày, trong khi doanh thu từ OTA thường được chuyển theo chu kỳ cố định. Khoảng chênh lệch về thời gian này khiến nhiều khách sạn phải tự cân đối nguồn vốn để duy trì hoạt động.

Có nhiều nguyên nhân khiến khoản thanh toán bị chậm hơn dự kiến, chẳng hạn:

Thông tin tài khoản ngân hàng chưa chính xác hoặc chưa được xác minh.
Hồ sơ thanh toán của khách sạn chưa hoàn tất theo yêu cầu của OTA.
Booking đang trong quá trình xử lý khiếu nại hoặc hoàn tiền.
OTA cần thêm thời gian để xác minh giao dịch trước khi thanh toán.
Kỳ chuyển tiền rơi vào cuối tuần hoặc ngày nghỉ lễ của ngân hàng.

Đối với khách sạn quy mô nhỏ và vừa, việc doanh thu bị "treo" trong nhiều tuần có thể ảnh hưởng đáng kể đến khả năng xoay vòng vốn. Trong khi chờ OTA chuyển tiền, khách sạn vẫn phải chi trả các khoản như:

Lương và phúc lợi nhân viên.
Điện, nước và internet.
Chi phí giặt là, vệ sinh buồng phòng.
Nguyên vật liệu cho nhà hàng hoặc minibar.
Chi phí marketing và quảng cáo.

Nếu không có kế hoạch quản lý dòng tiền phù hợp, khách sạn có thể rơi vào tình trạng thiếu hụt vốn lưu động dù doanh thu trên giấy tờ vẫn tăng trưởng. Chính vì vậy, việc theo dõi lịch thanh toán của từng OTA và tối ưu quy trình nhận tiền là yếu tố quan trọng giúp duy trì hoạt động ổn định.

6. Khó xác định nguyên nhân khi số tiền nhận được không đúng kỳ vọng

Một trong những tình huống khiến bộ phận kế toán mất nhiều thời gian nhất là khi số tiền OTA chuyển về thấp hơn dự kiến nhưng không thể xác định ngay nguyên nhân. Nếu chỉ nhìn vào tổng số tiền nhận được mà không có dữ liệu chi tiết theo từng booking, khách sạn sẽ phải mất nhiều công sức để truy vết từng giao dịch.

Khoản chênh lệch có thể đến từ rất nhiều yếu tố khác nhau, chẳng hạn:

OTA đã khấu trừ hoa hồng trước khi chuyển tiền.
Booking bị hủy hoặc khách được hoàn tiền một phần.
Khách không đến lưu trú (No-show).
Giá phòng được điều chỉnh sau khi đặt.
Khách thay đổi thời gian lưu trú hoặc loại phòng.
Phát sinh các chương trình ưu đãi hoặc mã giảm giá do OTA tài trợ.
Các khoản bù trừ từ kỳ thanh toán trước.

Điều khó khăn là mỗi OTA lại có cách trình bày báo cáo khác nhau. Có nền tảng hiển thị đầy đủ từng khoản khấu trừ, trong khi một số OTA chỉ cung cấp số tiền thực nhận. Điều này khiến nhân viên kế toán phải tải nhiều báo cáo, đối chiếu với PMS và kiểm tra lại lịch sử booking mới có thể xác định được nguyên nhân.

Nếu quy trình này được thực hiện thủ công, thời gian xử lý có thể kéo dài từ vài chục phút đến nhiều giờ chỉ cho một giao dịch có sai lệch. Với hàng trăm booking mỗi tháng, khối lượng công việc sẽ tăng lên đáng kể và ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành của bộ phận kế toán.

Để hạn chế tình trạng này, nhiều khách sạn đã lựa chọn sử dụng các hệ thống quản lý có khả năng theo dõi chi tiết trạng thái thanh toán theo từng booking, đồng thời hiển thị đầy đủ các khoản khấu trừ và doanh thu thực nhận. Nhờ đó, việc tra soát trở nên nhanh chóng hơn và giúp khách sạn kiểm soát doanh thu minh bạch, chính xác hơn.

7. Quản lý nhiều OTA cùng lúc làm tăng khối lượng đối soát

Để tối đa hóa lượng đặt phòng, hầu hết khách sạn hiện nay không chỉ bán phòng trên một OTA mà thường phân phối qua nhiều kênh như Booking.com, Agoda, Expedia, Traveloka, Trip.com… Mỗi nền tảng đều mang đến nguồn khách khác nhau, nhưng đồng thời cũng khiến quy trình quản lý doanh thu và thanh toán trở nên phức tạp hơn.

Điều khó khăn nằm ở chỗ mỗi OTA đều có quy định riêng về thanh toán và báo cáo doanh thu. Chẳng hạn, thời gian thanh toán có thể khác nhau giữa các nền tảng, tỷ lệ hoa hồng không giống nhau, cách hiển thị báo cáo cũng không đồng nhất. Điều này buộc bộ phận kế toán hoặc quản lý phải thường xuyên đăng nhập vào nhiều extranet để kiểm tra dữ liệu và tổng hợp thông tin.

Khi quản lý nhiều OTA cùng lúc, khách sạn thường phải xử lý:

Theo dõi lịch thanh toán của từng OTA.
Kiểm tra doanh thu theo từng kênh bán.
Đối chiếu số tiền thực nhận với từng booking.
So sánh dữ liệu giữa OTA và PMS.
Tổng hợp doanh thu để lập báo cáo tài chính.

Nếu tất cả các công việc trên đều được thực hiện thủ công bằng Excel, chỉ cần một sai sót nhỏ trong quá trình nhập liệu hoặc đối chiếu cũng có thể dẫn đến chênh lệch doanh thu. Khối lượng công việc sẽ càng tăng khi khách sạn mở rộng quy mô hoặc hoạt động theo chuỗi với nhiều cơ sở.

Đó là lý do các khách sạn hiện đại ngày càng ưu tiên sử dụng hệ thống quản lý tập trung, cho phép đồng bộ dữ liệu từ nhiều OTA về một nền tảng duy nhất. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm đáng kể nguy cơ sai sót trong quá trình đối soát và quản lý dòng tiền.

8. Tốn nhiều thời gian xử lý khi phát sinh sai sót

Dù quy trình thanh toán của OTA đã được tiêu chuẩn hóa, các sai sót vẫn có thể phát sinh trong quá trình vận hành. Có thể là một booking chưa được thanh toán đúng kỳ, số tiền thực nhận thấp hơn dự kiến hoặc thông tin giữa OTA và PMS không khớp. Khi đó, khách sạn sẽ phải bắt đầu một quy trình tra soát tương đối phức tạp.

Thông thường, nhân viên sẽ phải thực hiện lần lượt nhiều bước như:

Kiểm tra lại thông tin booking trên OTA.
Đối chiếu với dữ liệu trong PMS.
Kiểm tra lịch sử chỉnh sửa booking.
Xác minh các khoản hoa hồng, hoàn tiền hoặc điều chỉnh giá.
Chuẩn bị chứng từ, hóa đơn hoặc các tài liệu liên quan.
Liên hệ bộ phận hỗ trợ của OTA.
Chờ OTA xác minh và phản hồi kết quả.

Nếu chỉ có một vài booking phát sinh vấn đề, quy trình này có thể không ảnh hưởng nhiều. Tuy nhiên, với khách sạn có hàng trăm hoặc hàng nghìn booking mỗi tháng, việc xử lý thủ công sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian và nguồn lực.

Quan trọng hơn, trong thời gian chờ xác minh, khoản doanh thu liên quan có thể vẫn chưa được thanh toán, làm ảnh hưởng đến kế hoạch tài chính của khách sạn. Vì vậy, việc xây dựng quy trình đối soát rõ ràng và sử dụng công cụ hỗ trợ theo dõi giao dịch theo từng booking sẽ giúp khách sạn phát hiện sai lệch sớm hơn, rút ngắn thời gian xử lý và giảm đáng kể khối lượng công việc cho bộ phận kế toán.

Làm thế nào để việc nhận thanh toán từ OTA trở nên dễ dàng hơn?

Thực tế, việc nhận thanh toán từ OTA sẽ không còn là bài toán khó nếu khách sạn có quy trình quản lý phù hợp và ứng dụng đúng công nghệ. Thay vì chờ đến cuối tháng mới kiểm tra doanh thu, các khách sạn nên chủ động theo dõi trạng thái thanh toán ngay từ khi booking phát sinh và thường xuyên đối chiếu dữ liệu giữa OTA với hệ thống quản lý.

Một số giải pháp giúp tối ưu quy trình thanh toán OTA gồm:

Theo dõi chu kỳ thanh toán của từng OTA để chủ động dự báo dòng tiền.
Kiểm tra định kỳ các booking có thay đổi, hủy hoặc no-show.
Đối soát doanh thu theo tuần thay vì chờ cuối tháng.
Đồng bộ dữ liệu giữa OTA và PMS để hạn chế chênh lệch.
Lưu trữ đầy đủ báo cáo và chứng từ thanh toán nhằm phục vụ tra soát khi cần.

Bên cạnh đó, nhiều khách sạn hiện nay còn lựa chọn các giải pháp thanh toán tích hợp để rút ngắn thời gian nhận tiền và giảm bớt thao tác thủ công. Chẳng hạn, với các OTA sử dụng Virtual Credit Card (VCC), hệ thống có thể tự động phát hiện thẻ ảo khi đến thời điểm được phép thanh toán, thực hiện giao dịch và chuyển tiền về tài khoản khách sạn mà không cần nhân viên xử lý thủ công.

Khi kết hợp một hệ thống quản lý khách sạn (PMS), Channel Manager và giải pháp thanh toán như Blue Jay Pay, khách sạn có thể theo dõi trạng thái thanh toán theo từng booking, quản lý doanh thu tập trung và tự động hóa quy trình thu tiền từ VCC. Nhờ đó, thời gian nhận tiền có thể được rút ngắn đáng kể, từ khoảng 30 - 45 ngày xuống còn 7–10 ngày, giúp cải thiện dòng tiền và giảm áp lực cho bộ phận kế toán trong quá trình vận hành.

Giải pháp quản lý khách sạn toàn diện và hiệu quả Blue Jay PMS

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. OTA thường thanh toán cho khách sạn sau bao lâu?

Thời gian thanh toán phụ thuộc vào từng OTA và hình thức thanh toán mà khách sạn sử dụng. Một số OTA thanh toán theo tuần, một số theo tháng hoặc sau một khoảng thời gian nhất định kể từ ngày khách trả phòng.

2. Vì sao số tiền OTA chuyển về thấp hơn giá trị booking?

Số tiền thực nhận có thể đã được khấu trừ hoa hồng, thuế, phí, chương trình khuyến mại, hoàn tiền hoặc các khoản điều chỉnh khác theo chính sách của OTA.

3. Làm thế nào để biết booking nào đã được OTA thanh toán?

Khách sạn có thể kiểm tra trên extranet của từng OTA hoặc sử dụng PMS tích hợp để theo dõi trạng thái thanh toán theo từng booking trên một giao diện tập trung.

4. Thanh toán bằng Virtual Credit Card (VCC) là gì?

VCC là thẻ tín dụng ảo do OTA phát hành để thanh toán cho khách sạn đối với các booking đủ điều kiện. Thẻ chỉ được kích hoạt theo thời điểm quy định và có giá trị đúng bằng số tiền OTA cần thanh toán.

5. Làm thế nào để rút ngắn thời gian nhận tiền từ OTA?

Khách sạn nên sử dụng giải pháp hỗ trợ thu tiền tự động từ VCC, đồng thời kết hợp PMS và công cụ quản lý thanh toán để theo dõi trạng thái giao dịch, đối soát nhanh và hạn chế các nguyên nhân khiến thanh toán bị chậm.

Kết luận

OTA đã và đang trở thành kênh bán phòng quan trọng, giúp khách sạn mở rộng thị trường và gia tăng doanh thu. Tuy nhiên, để khai thác hiệu quả nguồn khách từ OTA, khách sạn không nên chỉ tập trung vào việc tăng số lượng booking mà còn cần quan tâm đến quy trình thanh toán và quản lý dòng tiền.

Việc không nắm rõ chu kỳ thanh toán, khó theo dõi trạng thái booking, đối soát doanh thu thủ công hay xử lý sai lệch mất nhiều thời gian đều có thể ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành và khả năng xoay vòng vốn của khách sạn. Khi số lượng OTA và booking ngày càng tăng, những vấn đề này sẽ càng trở nên rõ rệt nếu vẫn quản lý theo phương pháp truyền thống.

Ngược lại, khi áp dụng các công cụ quản lý hiện đại, đồng bộ dữ liệu giữa OTA và PMS, đồng thời tự động hóa quy trình nhận thanh toán, khách sạn sẽ tiết kiệm đáng kể thời gian đối soát, giảm thiểu sai sót và kiểm soát dòng tiền chủ động hơn.

Một quy trình thanh toán minh bạch, chính xác và nhanh chóng không chỉ giúp tối ưu hoạt động tài chính mà còn tạo nền tảng để khách sạn phát triển bền vững trong bối cảnh thị trường lưu trú ngày càng cạnh tranh.

OTA